Przedsiębiorcy rozliczający się z urzędem skarbowym na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym mają możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodów. Innymi słowy, mogą wrzucić w koszty niektóre wydatki, pomniejszając tym podstawę opodatkowania i optymalizując koszty w firmie. Jakie jednak wydatki można wrzucić w koszty? Zebraliśmy 5 przykładów, o których prawdopodobnie nie wiedziałeś.
Definicja kosztów uzyskania przychodu
Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych definiuje koszty uzyskania przychodu, jako wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia lub zachowania ich źródeł – wyjątek stanowią koszty wymienione w art. 2g3 wspomnianej ustawy.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny, co oznacza, że każdorazowy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę powinien zostać poddany indywidualnej ocenie, aby na tej podstawie dokonać odpowiedniej kwalifikacji — chyba że ustawa wyraźnie wskazuje, że dany wydatek jest lub nie jest kosztem firmowym.
Oprócz spełnienia definicji kosztu uzyskania przychodów wydatek musi także zostać prawidłowo udokumentowany, co zostało określone w § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Ma to na celu zapewnienie organów, że poniesiony wydatek nie jest pozory, a zdarzenie gospodarcze, którego dotyczy, rzeczywiście zaistniało.
5 rzeczy, które możesz wrzucić w koszty firmowe
Oto wydatki, o których prawdopodobnie nie wiedziałeś, że mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.
1. Wydatki na edukację
Zmiana to nieodłączny element współczesnego świata. Konieczny jest więc stały rozwój, który pozwoli przedsiębiorcy nadążyć za nowoczesnymi technologiami, trendami i oczekiwaniami interesariuszy. Uzupełnienie wiedzy może przebiegać poprzez szkolenia i kursy, studia podyplomowe, naukę języków obcych oraz formy edukacji. Aby móc zaliczyć związany z tym wydatek do kosztów firmy, musi być on poniesiony do celów działalności, czyli nie może mieć charakteru osobistego.
Przykładowo, jeśli prowadzisz działalność handlową, nie możesz wrzucić w koszty wydatków na studia na prywatnej uczelni na wydziale lekarskim, nawet jeśli w przyszłości planujesz rozszerzyć działalność przedsiębiorstwa o praktyki stomatologiczne (Interpretacji nr 0113-KDIPT2-1.4011.946.2020.2.MM). Wydatek musi więc mieć związek z profilem prowadzonej działalności.
2. Społeczna odpowiedzialność biznesu
Koncepcja społecznej odpowiedzialności biznesu zakłada, że przedsiębiorstwo na etapie tworzenia strategii uwzględnia interesy społeczeństwa, ochronę środowiska oraz relacje z interesariuszami. Wydatki poniesione podczas realizacji tego programu zaliczają się do kosztów firmy. Aby jednak nie wzbudzać wątpliwości u fiskusa, podejmowane działania powinny być realizowane zgodnie ze strategią oraz zostać należycie udokumentowane.
3. Praca freelancera
Jeżeli wydatek spełnia warunek celowości, to do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć także cały wachlarz usług świadczonych przez podmioty zewnętrzne, w tym np. projekt strony internetowej, czy tłumaczenia. Innymi słowy, pracę freelancera możesz wrzucić w koszty!
W takim przypadku faktura wystawiona przez freelancera jest traktowana jako faktura kosztowa, czyli jako dokument księgowy potwierdzający zakup towarów i usług niezbędnych do osiągnięcia przychodu przez przedsiębiorcę.
Fakturą kosztową mogą być zarówno standardowe faktury VAT, jak i inne faktury: VAT marża, wystawione przez podmioty zwolnione z VAT, czy walutowe.
Co jednak w sytuacji, kiedy Twój podwykonawca nie ma zarejestrowanej działalności i nie może wystawić faktury? Na szczęście nie musisz rezygnować z jego usług. Możesz zaprosić podwykonawcę do Useme, gdzie po zatwierdzeniu gotowej pracy otrzyma zapłatę w ciągu 24 godzin, a Tobie zostanie przesłana faktura VAT.
W tym rozwiązaniu to serwis staje w roli pracodawcy Twoich freelancerów, dba o wszelkie zadania administracyjne związane ze współpracą z freelancerami, a Tobie odsprzedaje pracę freelancera w ramach transakcji kupna/sprzedaży. Dlatego możliwe jest otrzymanie faktury i wrzucenie pracy freelancera w koszty.
Aby otrzymać fakturę od freelancera wystarczy, że zaprosisz go do Useme, klikając w poniższy przycisk.
4. Smartwatch
Załóżmy, że prowadzisz obsługę posprzedażową swoich klientów. Dostępne w smartwatchu funkcje pozwalają Ci pozostać z nimi w kontakcie również w sytuacjach, kiedy nie możesz odebrać połączenia za pomocą telefonu. Zyskujesz również bieżący wgląd w nowe wiadomości SMS oraz e-mail, dzięki czemu nie przegapisz żadnej okazji na nowy kontrakt. Szybkie reakcje z Twojej strony przełożą się także na większą satysfakcję klientów z waszej współpracy.
Wykorzystanie smartwatcha w prowadzonej działalności gospodarczej, pozwala wrzucić w koszty wydatek związany z jego zakupem, przy założeniu, że nie będzie on używany do celów prywatnych.
5. Rower elektryczny
Przedsiębiorca może wrzucić w koszty zarówno rower zwykły, jak i elektryczny. Ważne jest jednak to, że sprzęt rzeczywiście musi być wykorzystywany dla celów działalności. Sposób rozliczenia roweru w kosztach jest jednak zależny od jego wartości początkowej. Jeżeli wynosi ona mniej niż 10 000 zł, to przedsiębiorca może zaliczyć wydatek bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku, gdy cena sprzętu wynosiła więcej niż 10 000 zł, należy wprowadzić rower do ewidencji środków trwałych i amortyzować go w czasie.
To już wszystkie niestandardowe wydatki, które możesz wrzucić w koszty swojej działalności. Pamiętaj, że jeżeli nie jesteś pewien co do zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodu, możesz poprosić organ podatkowy o indywidualną interpretację.
Jeśli interesują Cię rady biznesowe, sprawdź również nasz wpis: Statystyki biznesowe, które dadzą Twojej firmie przewagę i pozwolą lepiej zrozumieć rynek freelancerów.
