System zarządzania okazjami sprzedaży (Airtable + n8n + AI)

Specyfikacja projektu: System zarządzania okazjami sprzedaży (Airtable + n8n + AI)

1. Kontekst biznesowy

Firma handlowa B2B (branża drogowa/brukarska/rewitalizacje) pozyskuje informacje o projektach (przetargach, przebudowach) głównie z poczty e-mail (kilka kont firmowych) oraz z ogólnodostępnych źródeł (portale przetargowe, prasa, portale lokalne).

Kluczowa różnica względem standardowego CRM: projekt/okazja istnieje niezależnie od klienta — często zanim jeszcze jest znany wykonawca (etap przetargu). Wiele firm może pytać o tę samą inwestycję, a wielu naszych pracowników może niezależnie odpowiadać na zapytania dotyczące tego samego projektu. System ma to wykrywać i porządkować, zamiast wymagać ręcznego pilnowania przez właściciela firmy.

Model: Okazja (Projekt) → wiele Firm pytających → w momencie rozstrzygnięcia przetargu jedna firma staje się Klientem → dalszy proces ofertowo-negocjacyjny.

2. Cel projektu

Zbudować działający system złożony z:

• bazy danych w Airtable lub inny,

• automatyzacji w n8n (samodzielnie hostowany na VPS, chyba że ustalimy inaczej),

• warstwy AI (Anthropic Claude API lub inny) do parsowania treści maili.

System ma automatycznie: odczytywać przychodzące maile z kilku skrzynek firmowych logowanie przez IMAP, wyciągać z nich dane o projekcie i firmie pytającej, dopasowywać je do istniejących Okazji lub tworzyć nowe, wykrywać sytuacje, w których więcej niż jedna osoba z zespołu obsługuje tę samą Okazję, oraz śledzić wysłane oferty.