Automatyzacja obiegu faktur i dokumentów kosztowych

Zlecę stworzenie, pełne wdrożenie oraz opiekę powdrożeniową nad automatyzacją obiegu dokumentów (faktury kosztowe, dokumenty WZ, zamówienia) w firmie handlowo-produkcyjnej.

Obecny proces:

Dokumenty spływają do nas ze skanera biurowego, poczty e-mail oraz od pracowników w terenie do wyznaczonego folderu na Google Drive. Zespół poświęca zbyt dużo czasu na ręczne sprawdzanie i przepisywanie pozycji do programu magazynowo-księgowego.

Oczekiwany przebieg automatyzacji:

1. Pobieranie nowych plików z folderu wejściowego na Google Drive lub skrzynki mailowej.

2. Odczyt danych przez OCR wsparty modelem AI (rozpoznanie typu dokumentu, odczyt NIP-u, danych kontrahenta, daty, numeru faktury, a także pozycji towarowych i kwot netto/brutto/VAT).

3. Bezwarunkowa weryfikacja poprawności matematycznej – suma pozycji musi zgadzać się z kwotą podsumowania dokumentu. W razie rozbieżności dokument ma trafiać do osobnego folderu do szybkiej weryfikacji ręcznej z powiadomieniem.

4. Zmiana nazwy pliku wg naszego schematu i przeniesienie do archiwum.

5. Przygotowanie struktury danych do importu do programu Comarch Optima (lub bezpośrednie zasilenie bazy / plik wymiany).

Wymagania i koszty:

Zależy mi na optymalizacji comiesięcznych kosztów stałych, dlatego preferuję n8n uruchomione na własnym serwerze (brak opłat za każdą wykonaną operację). Rozważę również Make, jeśli wdrożenie będzie tego warte i stabilniejsze.

Zakres zlecenia:

- Zaprojektowanie i konfiguracja całego scenariusza,

- Wdrożenie w naszym środowisku i testy na rzeczywistych dokumentach firmy,

- Krótki okres opieki i asysty powdrożeniowej po uruchomieniu.

W ofercie proszę o:

1. Krótką informację, jak technicznie planujesz rozwiązać odczyt trudniejszych skanów i połączenie z Optimą.

2. Przewidywany czas realizacji oraz przykłady podobnych automatyzacji, które masz na swoim koncie.