Przewiduje się, że najbliższe miesiące przyniosą zmiany na rynku pracy i w gospodarce, przede wszystkim w strukturze zatrudnienia. To sprawia, że outsourcing stanie się jednym z podstawowych narzędzi pozyskiwania nowych współpracowników. Nie bez znaczenia będzie także optymalizacja kosztów, którą umożliwia outsourcing. Dzięki zlecaniu zadań pracownikom zewnętrznym szybciej i taniej zrealizujesz zadania, które są niezbędne, ale nie stanowią głównego celu firmy.
Do niedawna outsourcing dotyczył przede wszystkim dużych firm, jednak wraz ze zmieniającą się sytuacją na rynku, outsourcing ma szanse wejść również w sektor małych i średnich przedsiębiorstw. Pozwoli on firmom z tego sektora na przeprowadzenie potrzebnych inwestycji i zmian bez dużych nakładów i otwierania nowych etatów.
Outsourcing w praktyce: gdzie szukać wykonawców
Jeśli poszukiwanie pracowników kojarzy ci się tylko z pisaniem ogłoszeń o pracę i firmami HR, czas skorzystać również z innych narzędzi. Współpracownicy o odpowiednich kompetencjach, których chcesz pozyskać, mogą zwyczajnie… nie być zainteresowani stałą umową o pracę.
Aby znaleźć podwykonawcę w takich branżach, jak programowanie, grafika, copywriting czy inne prace multimedialne, najlepiej skoncentrować się na:
- polskich i zagranicznych portalach dla freelancerów
- portalach branżowych, również zagranicznych, które obsługują portfolio freelancerów
Dla większości freelancerów standardem jest posiadanie własnej strony domowej lub prowadzenie portfolio na takich portalach, jak Dribble, Behance czy Github.
Niedocenianym sposobem jest również… przeglądanie stron konkurencji. Jeśli wiesz, że firma o profilu podobnym do twojej ma doskonałą stronę www lub atrakcyjne zdjęcia, obejrzyj dokładnie stopkę witryny – są spore szanse, że znajdziesz w niej informację o autorze.
Na koniec nie wahaj się również poprosić o rekomendacje swoich kontrahentów, wspólników lub współpracowników. Dzięki temu dowiesz się o tym, o czym rzadko mówi portfolio: jak pracuje dany freelancer, na jaki kontakt możesz liczyć, jak jest z terminowością i poprawkami.
Jak wybrać najlepszego wykonawcę w outsourcingu?
Przede wszystkim zacznij od sprecyzowania, jaki typ pracy chcesz zlecić:
- pojedyncze zlecenie czy cykl prac
- duży projekt czy mniejsze zlecenie
Freelancer, z którym chcesz rozpocząć outsourcing prac, musi wiedzieć, ile czasu dla ciebie zarezerwować, jakiego tempa prac oczekujesz i jak ustawić swój grafik.
W następnej kolejności ustal, jakich kompetencji potrzebujesz najbardziej. Czy dopuszczasz, że freelancer będzie uczył się w trakcie wykonywania zlecenia, czy wolisz kogoś, kto ma już doświadczenie w danej specjalizacji?
Wbrew pozorom wybór kompetencji nie dotyczy to tylko zleceń „technicznych”, takich jak programowanie. Rzeczywiście język, technologia czy framework, w jakich specjalizuje się koder, mają spore znaczenie, ale to samo można powiedzieć o innych branżach. Fotograf eventowy nie zawsze sprawdzi się w sesjach produktowych, graficy nie muszą być mistrzami obróbki zdjęć, a copywriterzy poruszają się na ogół w obrębie swoich nisz zarówno pod względem preferowanej tematyki, jak i typu tekstów. Aby uniknąć nieporozumień i nie tracić czasu dokładnie ustal, co w danym momencie będzie ci najbardziej potrzebne.
Na ogół trudniej jest znaleźć specjalistę, który będzie jednakowo dobry we wszystkim – nietypowe zestawy kompetencji mają też odpowiednio wyższą cenę. Nie zawsze również w tej samej chwili potrzebujesz kogoś, kto np. jest jednocześnie świetnym copywriterem i postawi ci firmowy blog na WordPress.
Outsourcing to elastyczność: możesz dzielić prace na mniejsze i w zależności od potrzeb korzystać z usług kilku specjalistów.
Portfolio, referencje, polecenia
Kolejny krok po tym, jak zbierzesz oferty na wykonanie pracy lub stworzysz niewielką bazę potencjalnych kandydatów, to sprawdzenie ich portfolio i referencji.
Zacznij od portfolio i poszukaj w nim:
- projektów podobnych do tych, jaki chcesz zlecić
- informacji o tym, co zmienił wykonany projekt (zwiększenie sprzedaży, ruchu na stronie www, widoczności w wynikach wyszukiwania itp.)
Jeśli szukasz wykonawcy do projektu graficznego, koniecznie zwróć uwagę, w jakiej estetyce pracuje lub czy ma dorobku prace podobnego typu do tych, które chcesz zamówić.
Warto przeczytać także referencje i opinie wcześniejszych klientów. Zwróć uwagę, czy są poparte np. adresem strony www firmy.
Rozliczenia outsourcingu
Do niedawna ograniczeniem dla firm, które szukały partnerów outsourcingowych był… status prawny. Outsourcing możesz rozliczyć na kilka sposobów:
- jako umowę o dzieło z osobą fizyczną
- jako umowę zlecenie z osobą fizyczną
- jako współpracę z firmą na podstawie rachunku
- jako zakup usługi/produktu na podstawie faktury VAT
Warto pamiętać, że posiadanie firmy nie jest wśród freelancerów ani wyznacznikiem jakości usług, ani długości stażu. Nie dla wszystkich wolnych strzelców działalność gospodarcza jest jednakowo korzystna, nie ma także obowiązku jej zakładania. To sprawia, że wśród twoich wykonawców równie popularne może być rozliczenie B2B, co umowa o dzieło.
Z kolei jeśli prowadzisz firmę i jesteś płatnikiem VAT, rozliczenie w oparciu o fakturę zawsze będzie dla ciebie tańsze i wygodniejsze. Nie oznacza to jednak, że musisz ograniczać się tylko do ofert składanych przez firmy.
Dzięki portalowi Useme.com wybrany przez ciebie wykonawca legalnie wystawi ci fakturę, nawet jeśli nie prowadzi swojej działalności. Portal zdejmuje z ciebie odpowiedzialność związaną z umową o dzieło i przejmuje wszystkie obowiązki związane z rozliczeniem podatków współpracownika.
Zabezpieczenie płatności i terminu wykonania pracy
Ostatnią rzeczą, o jakiej warto pamiętać, kiedy zlecasz prace w ramach outsourcingu, jest bezpieczeństwo współpracy.
Freelancerzy jako zabezpieczenie stosują czasem zaliczki lub zadatki, jednak są one rodzajem gwarancji bardziej dla wykonawcy niż dla obu stron.
Chociaż umowa o dzieło, zawarta z osobą fizyczną, reguluje ściśle termin dostarczenia gotowej pracy, z jej dotrzymaniem bywa różnie, a dla zleceniodawcy nawet kilkudniowe opóźnienie np. w modernizacji sklepu online, może oznaczać straty.
Niezależnie od tego, czy decydujesz się na współpracę z firmą, czy współpracę z freelancerem bez firmy, możesz skorzystać z zabezpieczenia, jakie daje transakcje secure payment w Useme. Polega ona na tym, że wpłacasz wynagrodzenie dla wykonawcy na konto Useme, a serwis przekazuje pieniądze wykonawcy dopiero, gdy ukończy pracę w terminie i zgodnie z zamówieniem. Jeśli wykonawca nie dotrzyma terminu, otrzymasz zwrot całości wpłaconej kwoty. Całość pracy rozliczysz za pomocą faktury VAT wystawionej przez Useme.
Transakcja secure payment sprawia również, że automatycznie Useme przejmuje na siebie całą odpowiedzialność zleceniodawcy dotyczącą dokumentów, rozliczeń i podatków.
Jak wybrać wykonawcę w outsourcingu dla firm?
Outsourcing zyskuje popularność wśród małych i średnich firm, które nie chcą lub nie mogą pozwolić sobie na zatrudnianie etatowego pracownika.
Kiedy outsourcing sprawdza się najlepiej?
Zlecenie pracy osobie lub firmie z zewnątrz ma sens, gdy w zespole potrzebne są osoby o nowych kompetencjach, np. do wykonania pojedynczych prac. Druga sytuacja dotyczy odciążenia obecnych pracowników, aby mogli lepiej skupić się na tym, co jest głównym celem twojej firmy.
Kiedy szukasz partnera outsourcingowego, skoncentruj się przede wszystkim na jego portfolio i referencjach. Warto zwrócić uwagę na wcześniejsze realizacje i to, czy w swoim dorobku ma pracę nad podobnymi projektami. Nie możesz również zapomnieć o tym, aby zarządzać zatrudnionymi już podwykonawcami w sposób legalny i bezpieczny.
Dzięki profesjonalnym portalom dla freelancerów, takim jak Useme.com, nie musisz również ograniczać się do współpracy tylko z firmami. Osoba fizyczna również może wystawić ci fakturę, zarówno przed rozpoczęciem pracy w ramach transakcji secure payment, jak i po wykonaniu zlecenia.
