To artykuł gościnny – powstał we współpracy z firmove.pl. A oto kilka słów o nich:
Firmove.pl to serwis, który wspiera przyszłych i obecnych przedsiębiorców na każdym etapie prowadzenia działalności gospodarczej. Firmove.pl dostarcza mnóstwo biznesowej wiedzy i praktycznych wskazówek dotyczących m.in. pomysłów na biznes, działalności nierejestrowanej oraz zakładania firmy i zarządzania własnym biznesem. Serwis oferuje bezpłatne, eksperckie materiały z zakresu finansowania, księgowości, kadr i płac, sprzedaży oraz promocji. Przewodniki krok po kroku wyjaśniają poszczególne kwestie, a przydatne kalkulatory i baza wzorów dokumentów pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji i prowadzeniu firmy.
Regulacje dotyczące pracy zdalnej zostały ustanowione w kwietniu 2023 roku, kiedy po pandemii wielu pracowników i pracodawców nie wróciło do biur, a system home office stał się częścią nowej rzeczywistości. Warto więc znać przepisy dotyczące wykonywania obowiązków poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej – kogo obowiązują?
Zmiany w przepisach, które tu opisujemy, dotyczą osób zatrudnionych na umowę o pracę. Jeśli więc nie chcesz podlegać takim regulacjom i swobodnie pracować z dowolnego miejsca, możesz rozliczać się z klientem w inny sposób.
Prowadzenie swojej działalności to jedna z opcji. Alternatywą jest działalność nierejestrowana, umowa cywilnoprawna, albo platforma dla freelancerów, jak np. Useme, gdzie możesz wystawić klientowi fakturę bez firmy.
Jakie zmiany wprowadziła nowelizacja kodeksu pracy w 2023 roku?
Nowe przepisy o pracy zdalnej uregulowały wiele problematycznych kwestii. Niektórych zaskoczy fakt, że nie można narzucić pracownikowi obowiązku pracowania z domu. Podczas pandemii istniała taka możliwość, jednak po jej zakończeniu polecenie można wydać jedynie w nadzwyczajnych okolicznościach, np. w razie pożaru w siedzibie firmy. Pracownik musi też złożyć oświadczenie, że ma odpowiednie warunki do wykonywania obowiązków zawodowych w miejscu zamieszkania.
Wiele osób chętnie korzysta z możliwości pracy w domu, ale pracodawcy mogą polecić im powrót do biura. Może to spotkać się z oporem pracowników, którzy w umowie mają wyznaczony zdalny sposób wykonywania obowiązków. W takim przypadku konieczne jest spisanie aneksu z porozumieniem dotyczącym zmiany formy pracy.
Praca zdalna a obowiązki pracodawcy – co należy uwzględnić?
Ważnym punktem nowych regulacji jest określenie obowiązków pracownika i pracodawcy pozostających w zdalnym stosunku zatrudnienia. Umożliwienie pracy spoza siedziby firmy wymaga spisania regulaminu, w którym zostaną ujęte m.in.:
- metody kontaktu,
- sposób wyznaczania obowiązków,
- metoda potwierdzania obecności.
Pracodawca może również zapewnić sobie możliwość kontrolowania, czy zatrudniona osoba rzeczywiście zajmuje się w czasie pracy obowiązkami zawodowymi.
Zadaniem pracodawcy pozostaje zapewnienie pełnego wyposażenia umożliwiającego wykonywanie zleconych zadań. W zależności od branży mogą to być:
- komputer z odpowiednim oprogramowaniem,
- telefon,
- samochód służbowy.
Jeśli pracownik będzie korzystał z własnego sprzętu, powinien otrzymać ekwiwalent za jego eksploatację.
Pracodawca ma obowiązek zadbać, żeby przestrzeń do wykonywania pracy spełniała zasady BHP. Pracownik musi poinformować go o każdej zmianie miejsca pobytu, a pracodawca ma prawo do przeprowadzania kontroli. Innym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie ochrony danych osobowych i wszelkich informacji poufnych wykorzystywanych przez zatrudnioną osobę podczas pracy. Więcej informacji o obowiązujących przepisach pracy zdalnej znajdziesz na portalu dla przedsiębiorców Firmove.pl.
Jak długo może trwać praca zdalna?
Polskie przepisy nie wyznaczają maksymalnego okresu pracy zdalnej. W zależności od zapisów w umowie pracownik może pracować na odległość nawet przez cały okres obowiązywania umowy. Obecnie w wielu firmach funkcjonuje rozwiązanie hybrydowe, czyli np. 2 dni pracy z domu i 3 dni pracy z biura.
Warto mieć na uwadze, że prawne ograniczenia dotyczą jedynie tzw. pracy zdalnej okazjonalnej, czyli na wniosek pracownika. W 2024 roku w takiej formie można pracować maksymalnie przez 24 dni w roku. Co ważne – pracodawca nie musi akceptować każdego wniosku złożonego przez pracownika. O większą liczbę dni mogą wnioskować:
- kobiety w ciąży,
- rodzice dzieci do 4. roku życia,
- rodzice dzieci wymagających specjalnej opieki,
- opiekunowie niepełnosprawnych członków gospodarstwa domowego.
Tym osobom nie można odmówić home office, chyba że specyfika stanowiska nie pozwala na zdalne wykonywanie obowiązków.
Czy można odmówić pracownikowi możliwości pracy zdalnej za granicą?
Praca zdalna wielu osobom kojarzy się z siedzeniem przed komputerem na rajskiej wyspie. O ile krótszy wyjazd pracownika za granicę nie niesie ze sobą komplikacji prawnych, u osób na stałe mieszkających w innym kraju zmieniają się zasady opodatkowania dochodu i odprowadzania składek na ubezpieczenie.
Pracownik musi poinformować pracodawcę o każdej zmianie miejsca wykonywania obowiązków. Jeśli w danym roku podatkowym będzie przebywać za granicą więcej niż 183 dni, to będzie zobowiązany odprowadzać podatek dochodowy zgodnie z przepisami kraju pobytu.
Pracodawca może zabezpieczyć się na taką ewentualność, ograniczając w umowie obszar wykonywania obowiązków do terytorium Polski. Umowa ramowa UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej oznacza, że osoby pracujące za granicą pozostają objęte składkami ZUS do momentu, kiedy czas pracy z innego kraju nie przekracza 50% wszystkich przepracowanych godzin.
Zalecenia do pracy zdalnej – co powinny obejmować?
W regulaminie firmy mogą znaleźć się zasady, które uczynią pracę zdalną bardziej komfortową i bezpieczniejszą dla pracowników. Wśród nich powinny być zasady dotyczące oświetlenia w miejscu pracy, umiejscowienia monitora czy posiadania krzesła z regulacją wysokości..
Inne zalecenia mogą dotyczyć liczby przerw i czasu ich trwania oraz obowiązku ich zaznaczania w systemie przy każdorazowym opuszczaniu miejsca pracy. Osoby pracujące przy komputerze mają prawo do opuszczenia stanowiska co godzinę na 5 minut. Regulamin powinien również określać, w jaki sposób pracodawca może kontrolować obecność i efektywność pracowników.
Podczas wdrażania nowych osób warto zapoznać je ze sposobami wyznaczania i priorytetyzacji zadań oraz narzędziami służącymi do komunikacji w firmie. Istnieje mnóstwo programów, które łączą jednocześnie kilka funkcji przydatnych w organizacji pracy zdalnej. Zanim nowy pracownik przystąpi do wykonywania zadań, powinien otrzymać dostęp do wszystkich potrzebnych programów.
Liczne badania wskazują, że osoby pracujące zdalnie są równie – a czasem nawet bardziej – efektywne co pracownicy stacjonarni. W biurach znacznie łatwiej o znalezienie towarzystwa np. do wyjścia na kawę. Chociaż obecnie coraz więcej przedsiębiorstw powraca do tradycyjnego funkcjonowania, eksperci prognozują, że liczba osób pracujących zdalnie na świecie będzie rosnąć, dlatego warto być na bieżąco z regulacjami.
