Jak wyglądają umowy w Useme?
Do Useme trafiają freelancerzy, którzy chcą legalnie zarobić na oferowanych usługach, a dla ich klientów najwygodniejszą formą rozliczenia jest faktura. Dzięki Useme tacy wykonawcy nie muszą zakładać specjalnie po to firmy, ani podpisywać tradycyjnych umów ze swoimi zleceniodawcami.
Useme to pierwszy polski portal dla freelancerów, który umożliwił im wystawianie faktur VAT bez firmy, a tym samym zwiększył ich możliwości rozwoju i zarobków. Sprowadziliśmy przy tym formalności do minimum, wprowadzając elektroniczne umowy i przenoszenie praw autorskim jednym kliknięciem.
W tym artykule wyjaśniamy, jak z punktu widzenia przepisów wyglądają transakcje między freelancerami a ich klientami w Useme. Odpowiadamy szerzej na pytanie, jak działa Useme i jak wygląda transakcja z klientem krok po kroku. Ilustrujemy dokumenty, które powstają w trakcie rozliczenia.
Rozliczenie, transakcja, umowa – o czym tu piszemy?
Na początek przybliżymy, co znaczą określenia, których najczęściej używamy w naszych artykułach i treściach pomocniczych. Wyjaśniając freelancerom, jak działa Useme, posługujemy się słowem rozliczenie czy też rozliczenie pracy. Piszemy, że możesz rozliczyć się z klientem lub że Useme pośredniczy w Twoim rozliczeniu z klientem. Co to oznacza?
Rozliczeniem będzie każdy proces w Useme, który kończy się wypłatą wynagrodzenia freelancerowi i wystawieniem faktury jego klientowi.
Rozliczenie możemy nazywać zamiennie transakcją – Twój klient płaci za Twoją pracę, a więc mamy tu sprzedaż i zakup, czyli transakcję.
W trakcie każdego zakończonego sukcesem rozliczenia powstaje umowa między Useme a freelancerem, czyli wykonawcą. Dzięki temu możemy pośredniczyć w Twojej transakcji z klientem i wystawić mu fakturę za Twoją pracę.
Legalne wystawianie faktur bez firmy – jak to działa w Useme?
Kiedy używasz naszej platformy do rozliczenia ze zleceniodawcą, czyli Twoim klientem, pośredniczymy w tej transakcji. Dlatego to z nami zawierasz umowę o dzieło albo umowę zlecenia online, a następnie to my wystawiamy Twojemu klientowi fakturę VAT.
Robiąc to, bazujemy na przepisach polskiego prawa, które reguluje umowy cywilnoprawne, czyli o dzieło i zlecenia. Kodeks cywilny nie precyzuje, w jakiej formie taka umowa musi zostać zawarta, żeby była ważna i wiążąca dla obu stron. Dlatego wybieramy pozbawioną formalności drogę elektroniczną.
O tym, że transakcje z klientami za pośrednictwem Useme są legalne, świadczy nasz sposób rozliczania wykonawców z Polski:
- Każdą umowę zgłaszamy do ZUS-u i urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania.
- Od każdej umowy odprowadzamy wynikające z przepisów zaliczki na podatek dochodowy.
- W lutym wysyłamy freelancerom PIT 11, który potwierdza zarobione kwoty i wartość opłaconych zaliczek na podatek dochodowy (u freelancerów, którzy w ciągu roku kalendarzowego rozliczyli z nami umowę o wartości powyżej 200 zł).
- Ewidencjonujemy faktury wystawiane klientom, wśród których znajdują się m.in. instytucje publiczne, uczelnie wyższe czy komitety wyborcze.
- Na prośbę freelancera wystawiamy zestawienie rozliczonych umów honorowane przez banki i instytucje publiczne.
Powyższe zasady dotyczą freelancerów, którzy płacą podatki w Polsce, ale z Useme można korzystać również za granicą. Wówczas wypłacimy Ci kwotę brutto do samodzielnego rozliczenia przed organami skarbowymi w kraju właściwym dla Twojej rezydencji podatkowej (kraju, w którym płacisz podatki).
O legalności Useme rozmawialiśmy z prawnikiem Szymonem Czerny – zobacz wywiad.
Jak działa Useme?
Każda transakcja między freelancerem a klientem wiąże się z zawarciem umowy cywilnoprawnej między freelancerem a Useme.
Umowa między Tobą a Useme powstaje, kiedy otrzymamy od Twojego klienta płatność za konkretną pracę, którą dla niego wykonałaś(-eś).
Rozliczenie w Useme, czyli Twoja transakcja z klientem, rozpoczyna się od wypełnienia formularza online na naszej stronie. Podajesz w nim wszystkie informacje niezbędne do zawarcia umowy (między Tobą a Useme) i wystawienia faktury (od Useme dla klienta).
Po wypełnieniu formularza weryfikujemy go, a następnie wysyłamy Twojemu klientowi fakturę pro forma z linkiem do szybkiej płatności online. Płatność potwierdza powstanie umowy między Tobą a Useme.
Każda umowa wraz z dotyczącymi jej plikami i dokumentami jest archiwizowana. Zapisujemy także wiadomości systemowe wymieniane między freelancerem a zleceniodawcą (klientem).
Po każdym rozliczeniu pracy w Useme freelancer znajdzie na swoim pulpicie dokument potwierdzający wykonanie umowy. Potwierdzenie jest równoznacznie z zawarciem i wykonaniem umowy o dzieło lub umowy zlecenia.
Jeśli potrzebujesz wykaz wszystkich wykonanych prac, np. na potrzeby banku, urzędu czy instytucji publicznej, skontaktuj się z nami. Wyślemy Ci zestawienie z podpisem uprawnionego pracownika Useme i pieczątką firmy.
Wraz z „załatwieniem” faktury i wynagrodzenia w Useme możesz przekazać klientowi prawa autorskie do utworu, który Ci zlecił, np. grafiki, tekstu, programu itp. Zrobisz to jednym kliknięciem podczas wypełniania wyżej wspomnianego formularza. Możesz albo przekazać majątkowe prawa autorskie, albo udzielić licencji na używanie utworu przez 15 lat, albo nie korzystać z tych opcji i zachować prawa autorskie.
Kto może rozliczać się w Useme?
Odpowiedź na to pytanie jest prosta: każdy. Freelancer(ka) może:
- być osobą fizyczną bez działalności lub prowadzić swoją firmę;
- rozliczać podatki w Polsce lub za granicą;
- mieć narodowość polską lub inną.
Niektóre osoby rozliczamy według innych zasad niż większość użytkowników. Sprawdź, czy jesteś jedną z nich.
Ile kosztuje wystawianie faktur w Useme?
Założenie oraz prowadzenie konta w Useme jest zawsze bezpłatne. Twoje konto nie kosztuje nic, nawet jeśli nie masz ani jednej transakcji z klientem. Każde rozliczenie wiąże się natomiast z opłatą serwisową. O jej wysokości dowiesz się z naszego cennika. Opłata serwisowa nie jest jednak naliczana bez końca! Po osiągnięciu miesięcznego limitu freelancer zyskuje darmowe rozliczenia do końca miesiąca. Sprawdź, jak działa limit opłaty serwisowej.
Umowa o dzieło i umowa zlecenia w Useme
Wyżej wspomnieliśmy, że każda transakcja między freelancerem a klientem wiąże się z zawarciem umowy cywilnoprawnej między freelancerem a Useme. Tą umową jest właśnie umowa o dzieło lub umowa zlecenia.
W niektórych przypadkach (np. hosting, zamieszczenie reklamy w sieci lub wpisu sponsorowanego na blogu) możesz skorzystać z umowy najmu.
| Umowa o dzieło | Umowa zlecenia | |
| Kto może z niej skorzystać? | każdy freelancer w Useme | tylko freelancer zatrudniony na umowę o pracę lub na inną umowę zlecenia z wynagrodzeniem równym lub wyższym płacy minimalnej |
| Jakich prac dotyczy? | prac, w których klient otrzymuje namacalny rezultat pracy freelancera, np. grafikę, projekt aplikacji, tłumaczenie | prac, w których dla klienta liczy się należyte wykonywanie danej czynności przez określony czas, np. nauczanie języka czy doradztwo |
| Jakie pliki wgrać do Useme? | pliki z ukończoną pracą lub potwierdzające ukończenie pracy, np. zrzut ekranu, raport | plik godzinowy (wzór znajdziesz tutaj) |
| Czy Useme opłaca podatek dochodowy? | Tak | Tak, oprócz freelancerów poniżej 26 lat (obowiązuje ich ulga podatkowa) |
| Czy Useme opłaca składki na ZUS? | Nie | Tylko składkę zdrowotną 9% |
| Czy Useme przejmuje wszystkie formalności? | Tak | Tak |
| Czy klient otrzymuje fakturę VAT? | Tak | Tak |
Więcej o umowie o dzieło i umowie zlecenia dowiesz się z naszego Help Center:
Rodzaje rozliczeń w Useme
W Useme możesz rozliczyć się ze swoim klientem na podstawie faktury VAT na dwa sposoby:
- Wystaw fakturę. To opcja rozliczenia dla Ciebie, jeśli masz już klienta, wykonałaś(-eś) dla niego zamówioną pracę i chcesz tylko wystawić mu fakturę za pośrednictwem Useme. Nie musicie też podpisywać żadnych umów, bo wszystko odbywa się online. Formalności są ograniczone do minimum.
- Podpisz umowę. To opcja rozliczenie dla Ciebie, jeśli masz już klienta, ale jeszcze nie zaczęłaś(-ąłeś) pracy i chcesz najpierw zabezpieczyć się umową. Od Wystaw fakturę różni się tym, że formularz wypełniasz, zanim zaczniesz pracę, a nie po jej zakończeniu. Dzięki umowie online zabezpieczasz się przed sytuacją, gdy klient dostaje pliki z Twoją pracą, ale z jakiegoś powodu nie płaci za nie.
Zarówno Wystaw fakturę, jak i Podpisz umowę można nazwać procesem, rodzajem rozliczenia, ale też funkcją czy opcją dostępną w Useme. Niezależnie od nazwy, najprościej mówiąc – jest to po prostu formularz online.
Oba rodzaje rozliczeń działają na podstawie tego samego mechanizmu. W uproszczeniu wygląda tak: wypełniasz formularz, na podstawie którego zawierasz umowę o dzieło lub zlecenia z Useme, a następnie Useme wystawia Twojemu klientowi fakturę VAT i przekazuje Ci wynagrodzenie.
Twój klient nie musi mieć konta w Useme, ale zapytamy Cię o jego dane, żebyśmy mogli wystawić mu fakturę. Ty natomiast musisz mieć konto, rozliczenie na podstawie formularza doszło do skutku. Twoje dane są nam potrzebne do odprowadzania za Ciebie podatku dochodowego i zgłoszenia Twoich umów z Useme do ZUS-u zgodnie z prawem. Załóż konto i aktywuj profil freelancera.
Wystaw fakturę krok po kroku
Możesz skorzystać z tej opcji rozliczenia, jeśli już wykonałaś(-eś) zleconą pracę, Twój klient ją zaakceptował i masz pliki, które potwierdzają wykonanie pracy. Rozpoczynasz wystawianie faktury przez Useme tutaj. Wypełniasz formularz składający się z 4 kroków:
- Dodajesz plik (lub pliki), który potwierdzi wykonanie pracy dla klienta. Dowiedz się, jakie pliki możesz dodać.
- Podajesz szczegóły wykonanej pracy.
- Podajesz adres e-mail i dane Twojego klienta (osobowe lub firmowe) – użyjemy ich do wystawiania mu faktury VAT.
- Ustalasz cenę swojej pracy.
Jeśli nie masz profilu freelancera w Useme, to przechodzisz jeszcze jeden krok, w którym podajesz nam swoje dane niezbędne do nawiązania umowy. Najprościej będzie jednak najpierw aktywować konto, a potem przejść do wystawiania faktury.
Co dzieje się po wypełnieniu formularza Wystaw fakturę?
- Weryfikacja i wysyłka proformy. Kiedy wypełnisz formularz, wprowadzone informacje i wgrane pliki muszą przejść weryfikację. Następnie przekażemy wszystkie szczegóły Twojemu klientowi wraz z fakturą pro forma do opłacenia. Faktura pro forma to oferta handlowa.
- Opłacenie faktury pro forma. Po udanej transakcji z Twoim klientem przekażemy mu Twoje pliki i fakturę VAT.
- Wynagrodzenie. Kiedy zaksięgujemy płatność od klienta, wyślemy Ci wynagrodzenie w kwocie netto (oprócz umów najmu – tu będzie kwota brutto). W większości przypadków pieniądze docierają na konto freelancera w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Odpowiedzialność za zgłoszenie umowy do ZUS-u i odprowadzenie podatku leży po stronie Useme – Twój klient rozlicza się z nami na podstawie faktury pro forma i VAT, czyli tak jak firma z firmą.
Podpisz umowę krok po kroku
Dzięki tej umowie zaczynasz pracę, dopiero gdy klient za nią zapłaci. Pieniądze czekają w Useme do czasu, aż wykonasz pracę zgodnie z wytycznymi zawartymi w umowie. Rozliczenie rozpoczynasz tutaj. Wypełniasz formularz składający się z następujących kroków:
- Podajesz adres e-mail i dane Twojego klienta (osobowe lub firmowe) – użyjemy ich do wystawiania mu faktury VAT.
- Podajesz szczegóły pracy, którą chcesz wykonać dla klienta.
- Ustalasz cenę swojej pracy.
Jeśli nie masz jeszcze profilu freelancera w Useme, to przekierujemy Cię do zakładania konta. Najprościej będzie jednak najpierw aktywować konto, a potem przejść do wystawiania faktury, żeby pominąć ten krok.
Co dzieje się po wypełnieniu formularza Podpisz umowę?
- Weryfikacja i wysyłka proformy. Weryfikujemy wprowadzone informacje i wysyłamy klientowi Twoją propozycję wykonania pracy wraz z fakturą pro forma do opłacenia.
- Opłacenie faktury pro forma. Kiedy Twój klient opłaci fakturę pro forma, wyślemy mu fakturę VAT, a Tobie maila z informacją, że klient akceptuje rozliczenie i możesz zacząć pracować. Nie zaczynaj prac nad zleceniem, zanim nie dostaniesz od nas maila o opłaceniu proformy!
- Praca nad zleceniem. Teraz masz określoną liczbę dni na ukończenie pracy i wgranie plików, które potwierdzają jej wykonanie. Twoja wypłata czeka już w Useme, bo klient nam ją przekazał. Otrzymasz ją po akceptacji plików przez klienta.
- Oddanie pracy. Pliki wgrywasz do odpowiedniej umowy w zakładce Umowy na Twoim pulpicie.
- Akceptacja pracy. Klient ma 7 dni na zgłoszenie uzasadnionych poprawek. Jeśli klient ani nie zaakceptuje, ani nie odrzuci plików, czyli po prostu nic nie kliknie, to praca zostanie zaakceptowana automatycznie i przekażemy Ci wypłatę.
- Wynagrodzenie. W większości przypadków pieniądze docierają na konto freelancera w ciągu 24 godzin w dni robocze od momentu akceptacji przesłanych plików.
Więcej o procesach Wystaw fakturę i Podpisz umowę dowiesz się z Help Center.
Jakie dokumenty otrzymasz od Useme?
W Useme ograniczamy formalności do minimum. Generujemy za Ciebie następujące dokumenty:
- faktura pro forma – wysyłamy ją mailem Twojemu klientowi wraz z linkiem do zapłaty;
- faktura VAT – wysyłamy ją mailem Twojemu klientowi po tym, jak opłaci proformę;
- potwierdzenie wykonania umowy – znajdziesz je na Twoim pulpicie po zakończeniu rozliczenia, czyli kiedy otrzymasz zapłatę;
- protokół przekazania praw autorskich lub potwierdzenie udzielenia licencji;
- PIT 11 – przekazujemy go freelancerom w lutym.
Wszystkie dokumenty dotyczące Twojego rozliczenia z klientem znajdziesz na swoim koncie. Żeby je zobaczyć lub pobrać, zaloguj się na swoim pulpicie, wejdź w zakładkę Umowy, wybierz umowę i wejdź w sekcję Dokumenty.
Jak wyglądają dokumenty wystawiane przez Useme?
Jak wspomnieliśmy, między Tobą a Useme powstaje umowa o dzieło lub zlecenia, ale nie dokumentujemy jej na papierze. Wszystkie dane dotyczące umowy będą zawarte w formularzu Wystaw fakturę lub Podpisz umowę (przedmiot umowy, zakres prac, czas wykonania, czas płatności, wynagrodzenie, strony umowy). Umowa powstaje w momencie, gdy zaksięgujemy płatność od klienta.
Faktura pro forma
Kiedy wypełniasz formularz Wystaw fakturę lub Podpisz umowę, podajesz nam dane klienta i informacje o pracy, którą masz dla niego wykonać lub już wykonałaś(-eś). Na podstawie tych danych generujemy fakturę pro forma. Nie jest ona dokumentem księgowym, dlatego nie ma na niej np. NIP-u firmy Twojego klienta.
Jeśli zdarzy się, że na proformie pojawi się błąd, zarówno Ty, jak i Twój klient możecie skontaktować się z nami, żeby go poprawić. Klient może odpisać nam na wiadomość, w której wysyłamy proformę. Nie trzeba wystawiać korekt ani not korygujących.
Faktura VAT w Useme
Opłacenie faktury pro forma oznacza, że klient akceptuje rozliczenie z freelancerem przez Useme. Po zaksięgowaniu płatności otrzyma fakturę VAT. W momencie zaksięgowania płatności Useme staje się stroną w:
- umowie o dzieło lub zlecenia z freelancerem,
- transakcji z klientem freelancera.
Potwierdzenie wykonania umowy
Otrzymasz od nas potwierdzenie wykonania umowy:
- w przypadku Wystaw fakturę – kiedy wystawimy fakturę VAT klientowi;
- w przypadku Podpisz umowę – kiedy klient zaakceptuje pliki.
Potwierdzenie zawiera takie informacje jak: nazwa wykonanej usługi, wysokość wynagrodzenia netto dla wykonawcy, kwota zaliczki na PIT odprowadzonej do urzędu skarbowego oraz wartość opłaty serwisowej Useme.
Dokumenty związane z przeniesieniem praw autorskich
W Useme możesz dowolnie rozporządzać majątkowymi prawami autorskimi do Twojej pracy i robisz to jednym kliknięciem. Podczas wypełniania formularza Wystaw fakturę lub Podpisz umowę zaznaczasz jedną z opcji:
- udzielasz licencji,
- przenosisz prawa autorskie,
- nie przenosisz praw autorskich.
Nie musisz tworzyć, wypełniać, ani drukować dodatkowych dokumentów. Przekazanie praw autorskich lub udzielenie licencji odbywa się online na podstawie akceptacji naszego Regulaminu. Dzięki temu Twój klient będzie mógł legalnie korzystać z Twojego „utworu”, np. grafiki.
Dla Ciebie przekazanie praw autorskich lub udzielanie licencji będzie jednym kliknięciem, a w rezultacie dzieje się następujący proces:
- prawa autorskie przechodzą na Useme (bo nawiązujemy z Tobą umowę o dzieło lub zlecenia);
- Useme przekazuje prawa autorskie Twojemu klientowi (bo sprzedajemy mu Twoją pracę).
W efekcie powstają dwa dokumenty – jeden dla Ciebie, a drugi dla zleceniodawcy:
