Efektywne zarządzanie czasem to podstawa, jeśli czujesz, że przytłacza Cię nadmiar obowiązków lub kiedy planowanie dnia stanowi dla Ciebie trudność. Prezentujemy sprawdzone metody i techniki, dzięki którym poradzisz sobie z każdym wyzwaniem!
Metody zarządzania czasem – planowanie i organizacja czasu
Wykonanie konkretnego zadania w wyznaczonym terminie to cel, do którego dążą wszyscy specjaliści pracujący na własny rachunek. Efektywne zarządzanie czasem w pracy freelancera jest szczególnie istotne, gdy masz do wykonania skomplikowane zadanie lub realizujesz kilka projektów jednocześnie.
Niestety zbyt często zamiast najważniejszego zadania robimy kilka rzeczy naraz w przekonaniu, że to multitasking najszybciej pomoże nam osiągnąć założony cel. Tymczasem kluczem do sukcesu jest tutaj realistyczny plan.
Wycena wartości czasu
Jeśli chcesz efektywnie zarządzać swoim czasem, musisz umieć oszacować, ile jest warta Twoja praca oraz ile czasu zajmie Ci jej ukończenie.
Przeanalizuj to, co robisz w kontekście oczekiwanych zarobków. Wycena własnej pracy jest trudną sztuką, dlatego uwzględnij takie zmienne jak:
- koszty stałe i koszty zmienne,
- czas wykonania zlecenia,
- wkład własny w postaci umiejętności, wiedzy i innych zasobów,
- wykorzystanie specjalistycznych narzędzi i produktów,
- oczekiwane wynagrodzenie,
- korzyści dla klienta,
- stawki konkurencji.
Procesy zarządzania czasem
Kiedy mniej więcej wiesz już, ile jest warty Twój czas, spróbujmy efektywnie go wykorzystać. Zarządzanie czasem pracy obejmuje:
- analizę wykorzystania czasu,
- wyznaczanie celów,
- planowanie zadań,
- priorytetyzowanie zajęć
- szacowanie długości zadania
- kontrolowanie wyników.
Organizacja czasu pracy – zalety
Zarządzanie czasem sprawia, że Twoja efektywność wzrasta, a zadania ważne i pilne realizujesz w pierwszej kolejności. Główne zalety dobrej organizacji czasu pracy to:
- realizacja tych samych projektów mniejszym nakładem sił,
- lepsze wyniki,
- mniej stresu,
- większa satysfakcja z pracy,
- większa motywacja,
- więcej wolnego czasu,
- mniej błędów,
- lepsze samopoczucie.
Zarządzanie czasem — jak realistycznie podejść do czasu?
Podchodź realistycznie do czasu i swoich możliwości – dzięki temu unikniesz stresu i frustracji. Jak pokazują badania, najmniej produktywna jest zwykle pierwsza godzina pracy. To moment, kiedy dopiero się rozgrzewamy i wchodzimy na wyższe obroty, zanim zrealizujemy ważne zadania.
Aby uniknąć „klątwy pierwszej godziny” spróbuj zacząć pracę w tym momencie dnia, kiedy masz największy poziom energii i motywacji.
Uważaj też na rzeczy, które pochłaniają czas dostępny na wykonanie danego zlecenia. Są to przede wszystkim: rozmowy telefoniczne, media społecznościowe i nieplanowane przerwy np. na obowiązki domowe.
Dobre zarządzanie – czy potrafię to robić?
Efektywne planowanie czasu pracy to umiejętność, której możesz się nauczyć. Aby to zrobić:
- przeanalizuj swoją dzienną aktywność
- znajdź okresy, w których jesteś najbardziej produktywny
- stwórz listę zadań i wyznacz dla nich realistyczne ramy czasowe
Twoja podstawowa umiejętność to wyznaczanie priorytetów i przypisywanie rzeczy „to-do” do odpowiedniej kategorii, aby następnie grupować taski w bloki. Dzięki temu podejściu nie będziesz marnować czasu na przestawienie się z między obszarami.
Przemyśl sens działań
Niektóre zadania wymagają natychmiastowego działania i znacząco przybliżają Cię do osiągnięcia celu, podczas gdy inne zajmują mnóstwo czasu i nie przekładają się bezpośrednio na lepsze rezultaty.
Efektywna praca oznacza, że świadomie rezygnujesz z obowiązków, które nie przybliżają Cię do zamknięcia projektu oraz że delegujesz prostsze prace. W ocenie zastosuj zasadę pareto: 20% zadań wpływa na 80% rezultatów. Czy to, co jest na Twojej liście to-do na pewno przybliża Cię do celu?
Wytyczanie celów i priorytetów
Aby ustalić priorytet punktów na Twojej liście to-do, weź pod uwagę terminy zadań i czas realizacji. W trakcie pracy może okazać się, że dane zadanie jest bardziej czasochłonne niż zakładałaś. Wówczas powróć do listy i zaktualizuj priorytety.
Metody i techniki zarządzania czasem
Obecnie w literaturze specjalistycznej znajdziesz około 50 różnych metod i technik zarządzania czasem. Niektóre z nich są do siebie bardzo zbliżone, podczas gdy inne mają zastosowanie tylko w określonych rodzajach prac. Celem wszystkich opisanych metod i technik jest lepsze zarządzanie dostępnym czasem i zwiększenie wydajności.
Zarządzanie czasem — 16 technik planowania
Planowanie pracy uwzględnia powiązane ze sobą czynniki oraz specyfikę Twojej branży. Aby planować skutecznie, możesz wykorzystać sprawdzone metody i techniki zarządzania czasem opracowane przez specjalistów.
Aby zmaksymalizować efekty, wybierz technikę, która najlepiej sprawdzi się w Twoim przypadku. Poniżej prezentujemy listę 16 technik dla freelancerów.
Fotografia dnia pracy
Ta metoda bada obciążenie pracą. Polega na obserwacji wszystkich czynności wykonywanych przez pracownika i zapisywaniu ich na specjalnym formularzu wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania.
Następnie poszczególne czynności są analizowane pod kątem ich wpływu na wydajność. Badanie jest czasochłonne, ale pozwala zlokalizować i wyeliminować aktywności, które negatywnie wpływają na wyniki.
Krzywa zakłóceń dnia
Krzywa zakłóceń to wykres graficzny przedstawiający liczbę spraw, które rozpraszają Cię w ciągu dnia. Znajomość krzywej zakłóceń prowadzi do lepszego zarządzania czasem. W efekcie unikniesz wykonywania zadań na ostatnią chwilę i utrzymasz wysoki poziom dostarczanych projektów.
Złota godzina w zarządzaniu czasem
Zasada złotej godziny polega na realizacji zadań najważniejszych danego dnia w okresie największej sprawności organizmu. Według specjalistów człowiek jest najbardziej wydajny w godzinach:
- 9.00–10.00
- 10.45–11.30
- 13.00–14.00
Natomiast na okres między godziną 15.00–16.00 przypada największy spadek aktywności.
Metoda ALPEN
Metoda ALPEN składa się z 5 etapów, które ułatwiają planowanie i realizację bieżących zadań. Plan pracy powinien zostać przygotowany w formie pisemnej i umieszczony w widocznym miejscu. Metoda ALPEN polega na:
- stworzeniu listy zadań do wykonania w danym dniu,
- oszacowaniu czasu realizacji każdego zadania,
- zaplanowaniu przerw,
- wyznaczeniu priorytetów,
- kontrolowaniu rezultatów.
Metoda TRZOS
Metoda TRZOS to nieodzowna pomoc w planowaniu pracy, dzięki której podejmowanie decyzji staje się dużo prostsze. Ta wyjątkowa technika bazuje na trzech założeniach:
- spisanie zadań i terminów ich realizacji,
- określenie ram czasowych wykonywanej pracy,
- zaplanowanie rezerwy czasowej zgodnie z regułą 60/40, która zakłada, że 60% dnia powinno być przeznaczone na pracę, a 40% dnia należy przeznaczyć na nieprzewidziane zdarzenia i dystraktory.
Zarządzanie czasem – Metoda 5S
Przeszkadza Ci bałagan na biurku? Pomoże Ci metoda 5S, która ułatwia wprowadzenie podziału zadań. Stosuje się ją do uporządkowania stanowiska pracy i poprawy warunków jej wykonywania. Metoda 5S składa się z następujących etapów:
- sortowanie — dzielenie przedmiotów na ważne i zbędne,
- systematyka — odkładanie rzeczy na swoje miejsce,
- sprzątanie — codzienne porządkowanie stanowiska pracy,
- standaryzacja — wdrożenie takich samych standardów dla wszystkich stanowisk pracy,
- samodyscyplina — regularne stosowanie wszystkich czterech kroków.
Efekt piły
Efekt piły polega na tym, że osoba oderwana od realizowanej czynności nawet na chwilę, potrzebuje dodatkowego czasu, aby ponownie się na niej skupić. Straty wynikające z tych przerw mogą sięgać nawet do 30%. Nazwa zjawiska pochodzi od wykresu, który obrazuje spadki i wzrosty wydajności w ciągu dnia i ma kształt piły.
W ograniczeniu efektu piły pomogą Ci tryb cichy telefonu i aplikacje, które blokują rozpraszacze.
Zasada 168 godzin
Zasada 168 godzin polega na tym, aby planować realizację zadań z perspektywy całego tygodniu, a nie tylko pojedynczych dni. W takim ujęciu skontrolowanie rezultatów staje się łatwiejsze i zyskujesz lepszą kontrolę nad czasem.
Zasada 2 minut
Zasada 2 minut to prosta i skuteczna technika, dzięki której szybciej podejmiesz decyzję o realizacji jednego zadania. Jeśli czynność, którą chcesz wykonać, zajmie Ci 2 minuty lub mniej, to nie odkładaj jej na później, tylko wykonaj ją natychmiast.
Lista „5 minut”
Lista „5 minut” to świetny sposób na zmotywowanie się do osiągnięcia bardziej skomplikowanych celów. Tworzysz listę czynności, na które możesz przeznaczyć 5 minut, a ich realizacja przybliży Cię do wykonania większych zadań. Na liście mogą znaleźć się takie czynności jak: przeczytanie artykułu, nauka kilku słówek w języku obcym lub wysłanie maila do klienta.
“Prawo Parkinsona”
To koncepcja, która zakłada, że kiedy pracujesz nad odległym zadaniem, Twoja praca rozszerza się na cały dostępny czas. Jego zapas sprawia, że czujesz mniejszą presję, a wraz z nią spada efektywność. Aby nie dać się prawu Parkinsona dziel zadania na części i dla każdego wyznaczaj deadline.
Bloki czasowe
W tej metodzie dzień dzielisz na mniejsze części i przypisać wykonanie danej czynności do konkretnych przedziałów czasowych. Wyodrębnienie bloków sprawi, że plan dnia będzie czytelny, a jego realizacja nie sprawi Ci żadnego problemu.
Segreguj działania pod kątem ich ważności i pilności
Segregowanie zadań pod kątem ich ważności i pilności przypomina bloki czasowe. Wyodrębnij kilka kategorii i nadaj im nazwy. Każde nowe zadanie, które pojawi się na Twojej liście, przyporządkuj do właściwej kategorii. Dzięki tej technice nie marnujesz czasu na „przełączanie się” między typami prac.
Macierz Eisenhowera
Amerykański generał zauważył taką prawidłowość: „Zadania ważne rzadko są pilne, a pilne rzadko są ważne”. W myśl tej zasady podziel swoje taski ze względu na ich znaczenie według następującego schematu, nazywanego macierzą lub matrycą Eisenhowera:
- Pilne i ważne
- Ważne, ale niepilne
- Pilne i nieważne
- Niepilne i nieważne
Podzadania
Część zadań na Twojej liście może być bardziej czasochłonna i wymagająca. W takim wypadku podziel projekt na podzadania. Dzięki temu łatwiej rozplanujesz projekt w czasie i nie poczujesz się przytłoczona jego zakresem. Takie podejście nazywamy metodą salami – zakończenie jednego podzadania pozwala Ci płynnie przejść do kolejnego.
Planowanie kolejnego dnia
Na koniec nie zapomnij o planowaniu kolejnego dnia. Możesz zostawić jeden task na kolejny dzień – zadanie, od którego zaczniesz pracę jutro – lub przygotować nową listę zadań.
Różnica pomiędzy zarządzaniem czasem w pracy i poza nią
Kiedy pracujesz zdalnie jako freelancer, bardzo łatwo jest zatracić granicę między pracą a życiem osobistym. Chociaż może brzmieć to paradoksalnie, pamiętaj, aby zarządzać czasem również po tym, jak zamkniesz „służbowy” laptop. Zaplanuj czas na hobby, aktywność fizyczną i odpoczynek i traktuj te zadania równie odpowiedzialnie, jak pracę zawodową.
Zarządzanie czasem i zadaniami – efektywność level up!
Wykonanie zadania zawsze daje uczucie satysfakcji i przyjemności – a to uczucie, które przecież warto powtarzać! Zamiast więc blokować się przekonaniami o tym, że jesteś mało zorganizowany albo że multitasking masz we krwi, zmień metodę pracy.
Skoncentruj się na najważniejszym zadaniu w określonym czasie, świadomie zrezygnuj z rozpraszaczy i zaplanuj czas na przerwy, a Twoja produktywność na pewno wzrośnie.
