Zapis wiadomości i plików z Outlook i linkowanie w pliku Excel

Narzędzie integrujące program Outlook z arkuszami Excel. Jego zadaniem jest automatyzacja trzech czynności:

Fizyczny zapis wiadomości e-mail (.msg) oraz jej załączników (.xlsx) we wskazanych folderach na dysku.

Inteligentne nazwanie plików w oparciu o identyfikatory zlecenia (z kolumny A w Excelu).

Automatyczne wstawienie aktywnych hiperłączy do zapisanych plików bezpośrednio w arkuszu ewidencyjnym.

Konfiguracja wstępna

Po uruchomieniu aplikacji główne okno. Przed rozpoczęciem pracy do zdefiniowania ścieżki zapisu:

FOLDER WIADOMOŚCI (.msg): Miejsce, gdzie będą archiwizowane całe wiadomości e-mail.

FOLDER ZAŁĄCZNIKÓW (ZAP.xlsx): Miejsce, gdzie będą zapisywane wyciągnięte z maili arkusze.

Ustawienia te są muszą być zapamiętywane.

Główny proces archiwizacji

Outlook – Pobranie wiadomości

Zaznaczenie wiadomość e-mail do archiwizacji

Skrót: [ Win + 1 ]

Pojawi się komunikat np. "ZAPAMIĘTANO MAILA". Od teraz aplikacja trzyma tę wiadomość w pamięci podręcznej i czeka na wskazanie miejsca w Excelu.

Excel – Zapis i linkowanie

Działa ona inteligentnie w zależności od tego, co zostanie zaznaczone.

Wskazanie wiersza lub wierszy, do których ma trafić korespondencja.

Swoboda zaznaczania: Nie trzeba klikać w kolumnę A (ID). Można zaznaczyć dowolną komórkę (np. w kolumnie D) lub cały wiersz. Aplikacja sama odczyta numer ID znajdujący się w kolumnie A dla wybranego wiersza.

Praca seryjna: Można zaznaczyć komórki w wielu wierszach naraz (przeciągając myszką w pionie).

Skrót: [ Win + 2 ]

Analiza zaznaczenia i nazewnictwo plików: Program sprawdza, ile wierszy zaznaczono i na tej podstawie generuje nazwę pliku .msg:

Jeden wiersz: Jeśli zaznaczono wiersz z ID 100, plik otrzyma nazwę 100.msg.

Wiele wierszy: Jeśli zaznaczono zakres od ID100 do 105, plik otrzyma nazwę 100-105.msg.

Jeśli plik .msg o takiej nazwie już istnieje, program zapyta Cię, czy go nadpisać.

TAK: Stary plik zostanie usunięty, nowy zapisany.

NIE: Proces zostanie całkowicie przerwany (anulowanie zapisu).