Standaryzacja i formatowanie dużej liczby dokumentów w Microsoft Word

Standaryzacja i uporządkowanie dużej liczby dokumentów w Microsoft Word. Dokumenty dotyczą obszaru ochrony danych, cyberbezpieczeństwa oraz dokumentacji organizacyjnej. Powstawały w różnym czasie i obecnie posiadają niespójne formatowanie, różne czcionki, marginesy, interlinie, tabele oraz elementy treści wymagające ujednolicenia. Celem zlecenia jest przygotowanie spójnych, profesjonalnych i stabilnych dokumentów oraz szablonów, które będą łatwe w dalszym wykorzystaniu.

Zakres prac obejmuje m.in.: ujednolicenie formatowania dokumentów, ustawienie spójnych czcionek, marginesów, interlinii i odstępów, uporządkowanie nagłówków, list i punktacji, standaryzację tabel, usunięcie zbędnych lub kontekstowych fragmentów treści oraz przekształcenie zapisów w formę bardziej uniwersalną (np. zamiast „Dyrektor szkoły” zapis ogólny). Należy również ujednolicić zapisy typu „Pan/Pani” do formy „Pan(-i)” oraz wstawić zmienne w miejscach wymagających uzupełnienia danych (np. {nazwa organizacji}, {adres}, {data}).

W wielu dokumentach znajdują się komentarze lub wyjaśnienia dotyczące sposobu ich wypełniania. Na ich podstawie należy przygotować osobny plik z krótką instrukcją wskazującą jakie dane należy uzupełnić oraz które elementy można edytować.

Dokumentów jest bardzo dużo – setki plików - długotrwała współpraca. Są to różne typy materiałów: dokumenty mające po kilkanaście stron (np. 10–20 stron), krótsze dokumenty 1–3 strony oraz formularze lub klauzule mające pół strony lub jedną stronę. W wielu z nich występują również tabele.

Efektem pracy powinny być spójne dokumenty Word z uporządkowanym formatowaniem, ujednoliconymi marginesami i odstępami, poprawnie sformatowanymi tabelami oraz zastosowanymi zmiennymi. Możliwe krótkie spotkanie Google Meet na początku współpracy w celu pokazania przykładowego dokumentu i oczekiwanego efektu. Rozliczenie możliwe za stronę lub dokument.