Konfiguracja wspólnej skrzynki e-mail (współdzielona skrzynka) w Google Workspace dla zespołu biurowego

Sytuacja obecna:


W biurze pracuje zespół hybrydowy (część osób stacjonarnie, część zdalnie). Wiadomości przychodzą na wspólny adres, a status „przeczytana/nieprzeczytana" jest indywidualny: gdy jedna osoba otworzy wiadomość, u pozostałych nadal wyświetla się ona jako nieprzeczytana, co wprowadza zamieszanie. Dodatkowo, gdy ktoś już odpowiada i powstał wątek (konwersacja), pozostali go widzą, ale w tym samym momencie kilka osób może zacząć pisać odpowiedź na ten sam e-mail. Nie ma informacji w czasie rzeczywistym, że ktoś już się tym zajmuje. Prowadzi to do dublowania pracy i wysyłania kilku odpowiedzi do jednego klienta.

Wymagania:

• Wspólny status wiadomości: nowa / w trakcie / zamknięta.

• Wyraźna informacja w czasie rzeczywistym, że ktoś już pisze odpowiedź (np. „Anna odpowiada"), aby inni nie zaczynali równolegle.

• Blokada lub ostrzeżenie przed rozpoczęciem odpowiedzi, jeśli wątek jest już przez kogoś obsługiwany.

• Działanie zdalnie i w biurze, na komputerze i telefonie.